Privacy Policy 

Wij zijn er ons van bewust dat u vertrouwen stelt in ons. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om uw privacy te beschermen. Op deze pagina laten we u weten welke gegevens we verzamelen als u onze website gebruikt, waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we hiermee uw gebruikservaring verbeteren. Zo snapt u precies hoe wij werken.

 

Deze privacyverklaring is in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).

​

Deze privacyverklaring is van toepassing op de website www.simplify-hr.be, alsmede de diensten die Simplify HR d.m.v. deze of andere kanalen aanbiedt, en op alle personen die daarvan gebruikmaken.

​

Indien u gebruik maakt van deze website of ons anderszins persoonlijke informatie verstrekt, stemt u in met deze Privacy Policy.

​

1. ALGEMEEN

Simplify HR is er zich van bewust dat privacy van groot belang is voor haar freelancers, werknemers, kandidaat-werknemers, sollicitanten, klanten, leveranciers en andere bezoekers van de website. Omwille van deze reden gaat Simplify HR in deze privacyverklaring dieper in op de verwerking van uw persoonsgegevens en bevestigen wij dat wij deze steeds zullen behandelen en beveiligen met de grootst mogelijke zorgvuldigheid.

 

2. PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN

Simplify HR verwerkt uw persoonsgegevens omdat u deze zelf aan ons verstrekt om gebruik te maken van onze diensten. Zo zullen wij onder meer persoonsgegevens verkrijgen via onze websites, op onze evenementen en bij sollicitaties. Daarnaast verzamelt en verwerkt Simplify HR persoonsgegevens van natuurlijke personen met wie zij een rechtstreekse of onrechtstreekse relatie heeft, gehad heeft of in de toekomst wenst te hebben. Ten slotte worden ook persoonsgegevens verwerkt van personen die het contactformulier op deze website invullen en/of zich inschrijven voor de nieuwsbrief.

Afhankelijk van de aard van uw vraag of uw activiteiten verwerken we onder andere volgende persoonsgegevens:

Categorieën van persoonsgegevens Wettelijke grondslag Voorziene bewaartermijn

Werving & Selectie
Categorieën van persoonsgegevens

• Algemene gegevens uit het CV

• Identificatiegegevens

• Opleiding en vorming

• Beroep en betrekking

• Resultaten van testen en/of assessments

Wettelijke grondslag

• Toestemming 

• Wettelijke verplichting

• Contractuele overeenkomst

• Gerechtvaardigd belang

Voorziene bewaartermijn; 3 jaar na laatste Werving & Selectie traject tenzij opt-out

​

Loonadministratie
Categorieën van persoonsgegevens:

• Algemene gegevens uit het CV

• Identificatiegegevens

• Opleiding en vorming

• Beroep en betrekking

• Resultaten van testen en/of assessments

Wettelijke grondslag

• Wettelijke verplichting

• Contractuele overeenkomst

• Gerechtvaardigd belang

voorziene bewaartermijn: wettelijk voorziene termijnen van bewaring

Contractbeheer
Categorieën van persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens

• Beroep en betrekking

• Rijksregisternummer / Identificatienummer van de sociale zekerheid

Wettelijke grondslag

• Wettelijke verplichting

• Contractuele overeenkomst

• Gerechtvaardigd belang

Voorziene Bewaartermijn: Wettelijk voorziene termijnen van bewaring

​

Personeelsadministratie 

Categorieën van persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens

• Gegevens betreffende de gezondheid

• Beroep en betrekking

• Login toegangen via its’s me voor verschillende platformen en bedrijfseigen software

Wettelijke grondslag:

• Toestemming

• Wettelijke verplichting

• Contractuele overeenkomst

• Gerechtvaardigd belang

Voorziene bewaartermijn : wettelijk voorziene termijnen van bewaring

Marketing
Categorieën van persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens

Wettelijke grondslag

• Toestemming

• Gerechtvaardigd belang

Voorziene bewaartermijn tot 1 jaar na een eventuele opt-out
 

3. WAARVOOR GEBRUIKEN WE UW PERSOONSGEGEVENS?

Uw persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en enkel voor volgende doeleinden:

• Uw vragen gesteld via e-mail, contactformulier of sociale media te beantwoorden;

• Een overeenkomst met u te sluiten en deze uit te voeren:

  • Informatie verstrekken over onze diensten en deze beter af te stemmen op uw noden en wensen

  • Het opstellen van offertes

  • De uitvoering van onze overeenkomst mogelijk te maken, alsook de administratie te voeren die daaruit voortkomt

  • Aanbieden van werk, vacatures, opdrachten, opleidingsmogelijkheden, loopbaanadvies en andere HR-diensten;

  • Beoordelen van geschiktheid van sollicitanten voor een bepaalde functie of opdracht;

  • Sollicitanten voorstellen aan en in contact brengen met potentiële werkgevers en klanten van Simplify HR; (bv. door het opladen van bepaalde gegevens in personeelsbeheersystemen van klanten);

  • Communiceren over beschikbare vacatures;

  • Tewerkstellen van werknemers en uitzendkrachten;

  • Informeren over producten en/of diensten van Simplify HR;

  • Beheren van relaties met klanten;

• Het plaatsen van recensies, uit commercieel belang;

• Het verwerken van uw betaling;

• Communicatie te voeren met u, als opdrachtgever, in het belang van beide partijen;

• Statistische doeleinden;

• Het correct afstemmen en verbeteren van mijn website;

• Aan wettelijke verplichtingen te voldoen: zoals het voeren van een boekhouding;

• Wanneer u dit wenst en hiervoor toestemming heeft gegeven, om u te benaderen voor commerciële aanbiedingen zoals nieuwsbrieven, evenementen en andere promoties of marketingacties.

​De verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van bovenstaande doelen is toegestaan door de Algemene Verordening Gegevensbescherming omwille van volgende redenen:

• De verwerking kan noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting die rust op Simplify HR;

• De verwerking kan noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en Simplify HR (bv. arbeidsovereenkomst);

• De verwerking is rechtmatig indien deze noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Simplify HR, behalve wanneer uw belangen zwaarder wegen dan de belangen van Simplify HR;

• In bepaalde gevallen zal Simplify HR overgaan tot verwerking dankzij uw toestemming voor de hiervoor omschreven doeleinden, voor zover dit in lijn ligt met de relatie tussen u en Simplify HR.

 

4. GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.
 

5. HOE LANG BEWAREN WE PERSOONSGEGEVENS?

Simplify HR bewaart uw persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we uw gegevens gebruiken of niet langer dan strikt nodig is om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen. De uiteindelijke bewaarperiode zal dus steeds afhangen van de van toepassing zijnde wetgeving en het respectievelijke doel waarvoor uw gegevens verwerkt worden. Hierboven kan u een schematisch overzicht per verwerking raadplegen.
 

6. DELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS MET DERDEN?

Simplify HR verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden, behoudens indien en voor zover:

• Dit in uitvoering is van onze overeenkomst;

• Simplify HR daartoe op grond van de wetgeving is gerechtigd en/of wordt verplicht, dan wel door een overheidsinstantie of rechtshandhavingsautoriteit wordt verzocht;

• Dit naar oordeel van Simplify HR noodzakelijk is om haar rechten en/of eigendom te beschermen, dan wel om een misdrijf te voorkomen en/of de staatsveiligheid of veiligheid van haar werknemers te beschermen.

Om u de beste diensten en/of mogelijkheden aan te bieden, is het soms vereist om uw persoonsgegevens aan een verwerker te verstrekken om bepaalde taken namens ons uit te voeren. Deze verwerkers zullen enkel toegang hebben tot de persoonsgegevens die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren. Verder mag de verwerker deze gegevens niet gebruiken voor enig ander doel dan waarvoor deze gegevens zijn verkregen. Simplify HR sluit met elke verwerker een verwerkingsovereenkomst af. Hierdoor kan Simplify HR verzekeren dat elke verwerker het vereiste niveau van gegevensbescherming biedt en enkel gegevens verkrijgt die noodzakelijk zijn om de afgesproken diensten te verstrekken.
 

8. VERSTUREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS AAN LANDEN BUITEN DE EUROPESE UNIE?

Simplify HR zal uw persoonsgegevens enkel naar landen buiten de Europese Unie sturen wanneer de Europese Commissie van oordeel is dat daar een voldoende niveau van bescherming wordt geboden en deze landen voorkomen in de lijst van derde landen die de Europese Commissie heeft goedgekeurd. Wanneer dit niet het geval is, zal Simplify HR erop toezien dat het land of de internationale organisatie de nodige veiligheidsmaatregelen heeft genomen om de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen.
 

9. COOKIES

Op onze website worden cookies gebruikt overeenkomstig ons cookiebeleid.

 

Wat zijn cookies?

De website van Simplify HR maakt gebruik van cookies. Dat zijn kleine tekstbestanden die uw computer opslaat wanneer u onze website gebruikt. Ze brengen onder andere informatie over uw browsertype, besturingssysteem, geografische locatie, het websitebezoek en uw persoonlijke voorkeuren in kaart.

​

Waarom gebruiken wij cookies?

Door cookies te gebruiken kunnen wij u de beste gebruikservaring bieden. Dankzij cookies kunnen we:

• Onze website voortdurend optimaliseren;

• Uw voorkeuren onthouden, zodat u niet steeds opnieuw dezelfde informatie moet invoeren of downloaden wanneer u onze website gebruikt;

• De veiligheid en snelheid van onze website verbeteren;

• Onze marketing efficiënter maken, zodat we u een betere service kunnen bieden.

Waarvoor gebruiken wij cookies niet?

De informatie die we verzamelen gebruiken we enkel binnen Simplify HR. We geven je gegevens dus niet door aan derden. Bovendien wordt alles anoniem verwerkt.

​

Welke soorten cookies zijn er en waarvoor dienen ze?

We kunnen de cookies die wij gebruiken in vier categorieën opdelen:

1.    Noodzakelijke cookies
Deze cookies zijn essentieel om een website te
laten functioneren. Ze zorgen ervoor dat basisfuncties zoals
paginanavigatie, beveiliging en laadtijd kunnen werken.

​

2.    Functionele cookies
Functionele cookies zijn cookies die informatie over je keuzes en
voorkeuren op een website bijhouden. Zo onthouden ze bijvoorbeeld je
taalkeuze, inloggegevens of de regio waarin je woont.

​

3.    Analytische cookies
Analytische cookies verzamelen informatie over het gedrag van websitebezoekers en de prestaties van de website. Aan de hand van de resultaten kan de website verbeterd worden en krijgen bezoekers een betere gebruikservaring.

​

4.    Marketing cookies
Marketing cookies volgen het surfgedrag van websitebezoekers en stellen op basis daarvan een gebruikersprofiel samen. Dat profiel wordt gebruikt om de surfervaring persoonlijker te maken en bijvoorbeeld gepersonaliseerde aanbiedingen, advertenties, nieuwsbrieven en dergelijke te tonen die overeenstemmen met je interesses.

​

Hoe kunt u cookies uitschakelen?

Als u ervoor kiest cookies uit te schakelen, kunt u dat voor de door u gebruikte browser doen:

• Internet Explorer: Cookies verwijderen in Internet Explorer

• Google Chrome: Cookies wissen, inschakelen en beheren in Chrome

• Firefox: Cookies in- en uitschakelen in Firefox

• Safari: Cookies en websitegegevens beheren in Safari

Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kunt u vinden in de instructies en/of met behulp van de Help-functie van uw browser. Hou er rekening mee dat het uitschakelen van cookies tot gevolg kan hebben dat bepaalde grafische elementen of toepassingen op de website minder goed werken. Simplify HR doet weliswaar alles wat nodig is om de goede werking van de website te garanderen. Bepaalde elementen van de website vereisen daarom het gebruik van cookies.

​

9. MARKETINGDOELEINDEN.

KLIKGEDRAG EN BEZOEKGEGEVENS

Op de website van onze onderneming worden algemene bezoekgegevens bijgehouden. In dit kader kan met name het IP-adres van uw computer, de eventuele gebruikersnaam, het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt, worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Tevens optimaliseren wij hiermee de werking van de website. Wij proberen deze gegevens zo veel mogelijk te anonimiseren. Deze gegevens worden nooit aan derden verstrekt.

​

GOOGLE ANALYTICS

Onze website maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe surfers de onze website gebruiken en hoe effectief onze Adwords-advertenties bij Google zoekresultaatpagina’s zijn. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in Ierland, Dublin. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie, alsook het specifieke privacybeleid van Google Analytics.

Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de Website aan ons te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten.

​

FACEBOOK, INSTAGRAM EN LINKEDIN

Op onze website  zijn knoppen opgenomen om pagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken Facebook, Instagramen LinkedIn. Deze knoppen worden gerealiseerd door code die wordt aangeleverd door de sociale mediakanalen zelf. Deze code plaatst onder meer een cookie (zie boven).

Leest u de privacyverklaring van deze sociale netwerken (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te zien wat zij met uw persoonsgegevens doen die zij met deze code verwerken.

​

NIEUWSBRIEF

Wij bieden een nieuwsbrief waarmee wij geïnteresseerden willen informeren over nieuws, onze diensten en aanverwante zaken. Uw e-mailadres wordt alleen met uw expliciete toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden. Het abonneebestand van de nieuwsbrief wordt niet aan derden verstrekt.

​

CONTACTFORMULIER

Je wil het contactformulier op onze website invullen? Bij het geven van toestemming zullen persoonlijke gegevens verwerkt worden zoals beschreven in deze privacyverklaring en wij zijn ook steeds bereikbaar via mail.

​

10. AANSPRAKELIJKHEID

Simplify HR kan op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit het gebruik van onze website, onze diensten en/of de verwerking van uw persoonsgegevens. U stelt ons geheel schadeloos en vrijwaart ons voor alle schade, kosten, uitgaven en verliezen die hier eventueel uit zou voortvloeien. Indien en voor zover Simplify HR toch op enigerlei wijze aansprakelijk mocht zijn, dan is de aansprakelijkheid voor indirecte schade in elk geval uitgesloten. Iedere eventuele aansprakelijkheid is bovendien beperkt tot een bedrag van € 1.000,- per gebeurtenis en € 2.000,- per kalenderjaar. Verder zal onze aansprakelijkheid hoe dan ook nooit meer bedragen dan hetgeen door onze verzekering wordt uitgekeerd.
 

11. WAT ZIJN UW RECHTEN?

a) Recht op toegang en inzage

U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken conform de bepalingen die gelden in de sector.

b) Recht op verbetering, verwijdering en beperking

U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die wij op basis van de wet van u dienen bij te houden en te verwerken. U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

c) Recht van verzet

U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

d) Recht van gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen en dit conform de bepalingen die gelden in de sector.

e) Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

Uitoefening van uw rechten

Voor het uitoefenen van uw rechten kan u ons contacteren per brief of per mail via het mailadres info@simplify-hr.be. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, zijn wij verplicht uw identiteit na te gaan en vragen wij u een kopie van de voorkant van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto en MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort) zwart. Deze kopie zal onmiddellijk worden vernietigd na verificatie van uw identiteit. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk en zeker binnen de vier weken na uw verzoek. U hebt bovendien het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit = GBA (de oude Privacycommissie) via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be  te 1000 Brussel, Drukpersstraat 35 of via mail aan contact@apd-gba.be of telefonisch op 02/274.48.00.
 

12. HOE WIJ PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGEN

Simplify HR neemt de bescherming van uw gegevens ernstig en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan meteen contact op met één van onze kantoren of via info@simplify-hr.be.
 

13. WIJZIGINGEN

In geval van wijzigingen aan deze privacyverklaring zullen wij dit steeds publiceren op de website van Simplify HR. Alle wezenlijke wijzigingen zullen door passende kennisgevingen gepubliceerd worden op deze website of via andere communicatiekanalen.