Een arbeidsreglement updaten: hoe pak ik dat aan?

Een arbeidsreglement is een essentieel en verplicht document binnen elke onderneming. Het bevat de wetgeving en ook de spelregels op de werkvloer en biedt zowel werkgever als werknemer duidelijkheid over rechten en plichten. Maar wetgeving, technologie en bedrijfsprocessen veranderen voortdurend, waardoor een arbeidsreglement niet statisch kan blijven.

Hoe zorg je ervoor dat je arbeidsreglement up-to-date blijft?

Er zijn heel wat stappen die je best volgt bij een update van jouw arbeidsreglement. Bij Simplify HR ondersteunen we graag waar nodig!

Analyseer de huidige situatie

Voordat je wijzigingen aanbrengt, is het belangrijk om het huidige arbeidsreglement grondig te analyseren. Zijn alle bepalingen nog wettelijk correct? Zijn er interne processen veranderd die een aanpassing vereisen? Betrek hierbij zowel HR als juridische experts als het sociaal secretariaat om te controleren of alles nog voldoet aan de wetgeving.

Houd rekening met wetswijzigingen

Arbeidsrecht is een dynamisch rechtsgebied. Regelmatig treden er nieuwe wetten en regels in werking die invloed kunnen hebben op het arbeidsreglement. Denk aan wijzigingen in arbeidsduur, telewerken of diversiteitsbeleid. Raadpleeg zeker ook de website van de overheid FOD WASO om op de hoogte te blijven.

Betrek werknemers bij het proces

Een arbeidsreglement heeft direct invloed op werknemers, dus het is belangrijk om hen te betrekken bij de update. Organiseer overlegmomenten met medewerkers of de ondernemingsraad en verzamel feedback. Dit vergroot het draagvlak en voorkomt weerstand tegen de wijzigingen.

Formuleer duidelijke en begrijpelijke aanpassingen

Gebruik heldere taal en zorg ervoor dat de wijzigingen begrijpelijk zijn voor alle werknemers. Vermijd juridische vaktaal en wees concreet in je formuleringen. Een duidelijk arbeidsreglement voorkomt misverstanden en conflicten op de werkvloer.

Interne bekendmaking

Om in regel te zijn met de wet dient u rekening te houden met bepaalde procedures. De eerste stap is de interne bekendmaking:

• U hangt 1 exemplaar van het arbeidsreglement samen met het opmerkingenregister 15 dagen lang uit op een zichtbare plek in uw onderneming.

• Uw werknemers hebben 15 dagen de tijd om eventuele opmerkingen op het register te noteren.

• Als de 15 dagen om zijn, noteert u de periode van uithanging onderaan op het opmerkingenregister.

• U tekent en dateert het exemplaar van het arbeidsreglement.

Neerlegging bij de inspectie

De tweede stap is neerlegging van het arbeidsreglement bij de inspectie.

• U bezorgt het arbeidsreglement, binnen de 8 dagen vanaf de inwerkingtreding, samen met het opmerkingenregister (ook indien dit blanco gebleven is) elektronisch aan de sociale inspectie via www.arbeidsreglement.belgie.be. De toegang gebeurt met de elektronische identiteitskaart (eID) of via Itsme. Het arbeidsreglement en de bijlagen kunnen worden opgeladen in PDF en worden onmiddellijk (automatisch) doorgestuurd naar de administratie.

• U ontvangt hiervan een ontvangstbevestiging en kunt de kopie elektronisch bewaren.

• Bij gebrek aan de nodige digitale voorzieningen kunnen de documenten uitzonderlijk per post verstuurd worden naar de Arbeidsinspectie. Het adres van Toezicht op de Sociale Wetten kan u online terugvinden. U krijgt een ontvangstbevestiging, maar het regionale kantoor bewaart het door u verstuurde arbeidsreglement. U krijgt het dus niet teruggestuurd. Zorg dus voor een kopie van het verstuurde arbeidsreglement.

Communiceer de wijzigingen naar alle medewerkers

Een geüpdatet arbeidsreglement is pas effectief als alle medewerkers ervan op de hoogte zijn. Verstuur de wijzigingen via e-mail, organiseer een infosessie of plaats het document op het intranet. Zorg ervoor dat werknemers de kans krijgen om vragen te stellen en verduidelijkingen te krijgen.

Archiveer en evalueer regelmatig

Bewaar zowel de oude als de nieuwe versies van het arbeidsreglement en plan periodieke evaluaties in. Dit helpt om toekomstige updates efficiënter door te voeren en te zorgen dat je steeds in lijn blijft met de geldende wetgeving en bedrijfsbehoeften.

Het updaten van een arbeidsreglement is geen eenmalige taak, maar een continu proces. Door regelmatig te evalueren, medewerkers te betrekken en op de hoogte te blijven van wetgeving, zorg je voor een reglement dat up-to-date, juridisch correct en werkbaar is voor iedereen in het bedrijf.

Samenwerken met consultants voor de update van jouw arbeidsreglement biedt tal van voordelen zodat je jezelf kan focussen op jouw corebusiness. Bij Simplify HR staan we klaar om jou te helpen bij het vinden van de juiste match om aan uw behoeften te voldoen. Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe onze consultants jouw bedrijf kunnen versterken en laten groeien.